realOffice dalla versione 4.0 utilizza per l'archiviazione dei dati il database Firebird.
E' un database SQL molto potente, disponibile per diverse piattaforme tra cui Windows e Linux.
E' stato scelto per la sua solidità e per le notevoli potenzialità che lo posizionano tra i migliori database open source disponibili.

Per ottenere i massimi livelli di sicurezza e protezione dei dati ogni giorno realOffice, la prima volta che viene avviato, effettua una copia di backup del database.

Questa operazione è completamente automatica e viene fatta sia sulla versione monoutente che sulla LAN.
In questo modo le agenzie immobiliari che utilizzano il programma sono in grado di recuperare tutti i dati dai salvataggi fatti nel caso in cui si verifichino imprevisti.
Il backup può essere fatto sulla stessa macchina o su un'altro pc collegato in rete locale.

Ovviamente si raccomanda di copiare i files di backup su supporti rimovibili e di archiviare le copie in un luogo sicuro (possibilmente in un'altra sede). Questo per prevenire eventuali furti o eventi che potrebbero rendere inutilizzabili le copie di backup.
Queste sono precauzioni utili da adottare a prescindere dall'utilizzo di realOffice e valgono per qualsiasi tipo di documento si voglia essere sicuri di proteggere.